Jede Woche freitags ist es wieder soweit: Ich plane die kommende Woche. Termine, Reisen, vor allem aber Erledigungen, Anrufe, Abgabetermine für Angebote, Nachfassen für Zuarbeiten, Texte und Handouts etc. Aktualisiere ich dann meine Listen und vergleiche sie mit der mir laut Kalender zur Verfügung stehenden Zeit, sehe ich ganz klar: Was ich mir vornehme, ist nicht zu schaffen. Doch nun wird es interessant – denn ich schreibe trotzdem alles auf meine To-do-Liste.
Warum führen Sie To-do-Listen? Dazu zählen auch Magnete am Kühlschrank, an gut sichtbaren Stellen verteilte Post-its oder Apps. Wir hoffen, dass wir dadurch nichts vergessen und effizient sind. Sie sollen uns helfen, den Überblick zu bewahren und der zunehmenden Menge zu erledigender Aufgaben irgendwie Herr zu werden.
Warum To-do-Listen keine Stressbewältigung am Arbeitsplatz sind:
1. Wir nehmen uns unrealistisch viel vor
Unsere Ansprüche und Erwartungen an uns wachsen ins Uferlose, ohne dass wir es bemerken.
2. Wir glauben noch immer daran, einmal alles geschafft zu haben
Dieses Denken stammt aus der analogen Welt. Heute jedoch gibt es einen anhaltenden „alles erledigt“-Zustand nicht mehr.
3. Das Gehirn merkt sich am liebsten Unerledigtes
Es kann zur regelrechten Pein geraten, wenn uns abends ständig präsent ist, was offen oder unerledigt blieb. Das ist der sogenannte Zeigarnik-Effekt.
4. Wir verlieren den Bezug zum Sinn unseres Tuns
Sinn stellt die Verbindung zu einem größeren Ganzen her und hält uns gesund. Sinnfragen setzen Zeit und Muße zum Nachdenken voraus. Das Denken und Fühlen wird auf andere Zusammenhänge als rein statistische ausgerichtet.
5.Kurzfristiger Erfolg ist ein falscher Freund
Auf der Ebene der Immunzellen wirkt das kurzfristige Glück des Streichens einer Aufgabe nicht Stress abbauend. Nur das Glück, was mit einem Sinn verbunden ist.
6. Wir generieren negativen Stress
Ohne Stress wäre vieles in unserem Leben nicht zu leisten. Stress als solcher macht auch nicht krank. Die automatisch ablaufenden Vorgänge im Körper bilden sich zurück, wenn der Anspannung eine Entspannung folgt. Gefährlich ist anhaltender Stress. Wiie bei nicht enden wollenden To-do-Listen.
7. Wir rauben uns Zeit
Die Idee, in unsere Zeit immer mehr hineinzupacken, führt zu dem Gefühl, immer weniger Zeit zu haben. Um in der „gefühlt“ knapper gewordenen Zeit mehr zu schaffen, schreiben wir To-do-Listen. Ein Teufelskreis.
Lässt sich negativer Stress bei der Arbeit ohne To-do-Listen vermeiden?
Diese Irrtümer einmal erkannt, wollte ich es genauer wissen und habe mich gefragt: Wie lebt es sich ohne To-do-Liste?
Also beschloss ich, eine Woche im Kalender zu markieren, in der ich ohne sie arbeite und lebe. Zu diesem Zeitpunkt fühlte es sich noch lustig an, à la „Mal schauen, wie das wird.“ Je näher die Woche kam, desto unruhiger – ja sogar ängstlich – wurde ich. Angst, etwas Wichtiges zu übersehen, einen Fehler zu machen. Vermittelt uns die To-do-Liste doch die Illusion, nichts könne wegrutschen, da wir es ja aufgeschrieben haben.
Am Montagmorgen ging ich unerwartet schwungvoll und bester Laune ins Büro. Konnte ich doch plötzlich nach Tagesform entscheiden, womit ich beginne. Zuerst tat ich – gar nichts. Sondern schaute aus dem Fenster und freute mich des Lebens. Bis sich gleich darauf meine mentalen Kontrollinstanzen meldeten und sagten: So geht es doch wohl nicht. Willst Du Deine Zeit vertrödeln anstatt Wertvolles zu leisten?
Ich vertiefte mich in die erste Aufgabe, die mir alles an Konzentration abverlangte. Ich war produktiv und hatte Spaß. Genauso erging es mir mit der nächsten. Die Gespräche mit meiner Assistentin verliefen ebenfalls anders. Normalerweise habe ich auch dafür eine Liste mit Prioritäten, über die gesprochen, nachgedacht werden soll. Heute aber musste ich mich erinnern, was mir wichtig ist. Und siehe da – es gelang. Die Themen prägten sich sogar stärker ein, weil ich konzentrierter war.
Eine weitere Sorge tauchte auf: Nicht schnell genug zu arbeiten, nicht genügend zu schaffen. War da doch keine Liste, die mich allein durch ihre Länge antreiben würde.
Am Ende der Woche stand fest, dass ich umfangreiche Themen bewältigt hatte. Es war gar nicht mehr wichtig, wie viele, sondern – auf welche Weise. Mir wurde klar, dass die Tendenz, Dinge so schnell wie möglich „abzuarbeiten“, uns vom Wunsch, Dinge erledigen zu wollen, entfernt und ebenso vom Finden der besten, ja vielleicht sogar – Herzenslösungen.
Gehen Sie selbstbestimmter mit Ihren To Do Listen um
Ab sofort werde ich in jedem Monat eine Woche ohne To-do-Liste leben und arbeiten. Die freie Entscheidung, Aufgaben zu wählen, erhöht den Spaßfaktor und dieser die Produktivität. Das ist ein Schritt in die richtige Richtung, nämlich öfter auf der Schokoladenseite der Arbeit zu leben.
Ich habe eindringlich erlebt, wie es ist, vom Höher-schneller-weiter“ unserer Zeit angetrieben zu werden, bis manchmal das „Wofür“ oder „Wie“ der Arbeit wegzurutschen drohen. Selbstbestimmt zu arbeiten, eine Wahl zu haben, bringt Wohlbefinden. Die Peitsche wegzuwerfen, mit der ich mich selbst antreibe, um mit dem Erreichten am Ende doch nie zufrieden zu sein, tut gut.
Warten Sie nicht länger auf eine gute Gelegenheit. Sondern starten Sie sofort mit dem guten Umgang mit sich.